Base de datos de agencias aéreas.

Las compañías aéreas ofrecen servicios de transporte vía aérea a los diversos pasajeros que los requieren llevándolos desde una ciudad origen hacia una ciudad destino; por lo que dichos pasajeros deben adquirir sus boletos en los diversos puntos de venta los cuales se ubican en distintos puntos en las distintas ciudades donde se ofrecen los servicios, por lo que para poder administrar el volumen de datos que generan sus operaciones se deben contar con sistemas de base de datos para almacenarlos, así que es importante que entendamos como se relacionan las personas, procesos y datos que son generados.

Toda compañía aérea debe contar con una serie de aviones para ofertar dicho servicio, por lo que es importante que se registren las características de los aviones, algunas de ellas son la cantidad de motores, el tipo de avión, su modelo, número de placas, peso, capacidad de pasajeros y carga, entre otros datos.

La capacidad de pasajeros se da en función a los asientos con los que dispone el avión, los cuales se clasifican en distintas categorías como los son primera clase, clase de negocios y clase económico; cada una de estas categorías tiene un costo diferente en su boleto, el cual es vendido por la misma aerolínea o por agencias de viaje autorizadas.

La compañía aérea ofrece distintos vuelos entre ciudades o países deben programa. una vez que un vuelo se programa se deben tener los siguientes datos en cuenta, desde que ciudad saldrá el vuelo y a que ciudad llegara, así como el día y hora tanto de llegada como de salida, por lo que en cada vuelo se buscara llevar a la mayor cantidad de pasajeros. Todo vuelo debe tener grupo de vuelo el cual esta compuesta por piloto, copiloto y tripulación.

Cada punto de venta con el que cuenta la aerolínea es la responsable de vender los boletos para cada uno de los vuelos, y es ahí donde se le asigna el asiento al pasajero.

Durante el resto de las sesiones se mostraran distintos esquemas de base de datos de las cuales se ha escrito en este y anteriores entradas del blog. Así que esta en ti que profundices sobre los datos que se manejan en cada una de los distintos tipos de base de datos.

Base de datos bancarias

Las instituciones bancarias son empresas que se encargan de captar recursos a través de los depósitos de sus clientes, entre los productos que ofrecen están los de prestamos, tarjetas de ahorro y créditos, así como inversiones. Básicamente el banco ofrece dos tipos de servicios: Captación y Colocación.

El servicio de captación se encarga de recibir y colectar el dinero de las personas, entre los productos de captación se encuentran las cuentas corrientes, de ahorro y depósitos a plazo – Algunos de estos productos pagan intereses-. El servicio de colocación es cuando el banco proporciona dinero a los clientes –presta el dinero que recibió de los clientes- entre estos servicios se encuentran Tarjetas de crédito, créditos personales e hipotecario, líneas de crédito entre otras. Todos estos servicios cobran intereses.

La diferencia de los intereses cobrados –Colocación -y los interés pagados -Captación- es lo que se conoce como margen de intermediación. El margen de intermediación es la ganancia de los bancos.

¿Qué información almacenan los bancos?, si alguna vez has sacado una cuenta de ahorro o tarjeta de crédito recordaras la cantidad de datos que te solicitan, como por ejemplo, Nombre, dirección, fecha de nacimiento, teléfono, lugar de trabajo, el sueldo, entre otros datos. Cuando se abre una cuenta esta se asigna a la sucursal, si es de captación se deberá realizar un deposito de por la cantidad que especifique el banco, conforme vayas haciendo depósitos y retiros su saldo se va moviendo, cuando depositas el monto sube, cuando retiras o compras el monto disminuye. Todos estos movimientos se deben de registrar en la base de datos. Digamos que un estado de cuenta es un reporte que toma la información de esta tabla en un rango de fechas específicas, además de que va acompañado de datos generales del titular de la cuenta y datos de la propia cuenta. Entonces también existe una tabla que almacene datos del cliente y de la misma cuenta. Ten en cuenta que una cuenta puede tener asignada varias tarjetas. No olvides que también se debe almacenar información sobre los productos que ofrecen y sus características.

Proceso de facturación

Toda empresa que se dedique al intercambio de productos o servicios debe de expedir facturas como comprobantes fiscales ante hacienda con la finalidad de asegurar la integridad y autenticidad de dichas operaciones siempre y cuando superen los 4 millones de pesos anuales sin importar si son personas físicas o morales.

En México a partir del año 2011 toda empresa deberá expedir este documento de manera electrónica, así que de acuerdo a nuestro interés – el de la asignatura-, se debe contar con una base de datos que permita almacenar dicha información.

Cabe aclarar que no deberá ser considerado una base de datos aislada, sino que en el mejor de lo casos debe formar parte de una base de datos integrada o en el peor de los casos que se comunique a través de interfaces de datos con otras bases de datos, aunque desafortunadamente existen bases de datos aisladas todavía.

Veamos el siguiente diagrama donde se muestra la manera en como se relaciona el sistema de facturación con el resto de los sistemas.

Esquema básico de un sistema de facturación.

Toda factura debe contar con una serie de datos que de manera obligatoria se deben mostrar tales como datos que identifica al quien provee la factura y de quien la recibe, así como el detallado de lo que ampara la factura, donde se incluye el producto o servicio, precio unitario, e descuento en caso de que aplica, el subtotal, el IVA y el total. También se incluyen datos inherentes a la factura tales como número de factura, fecha de factura, condiciones de pago, etc.

Estos datos lo proveen los distintos sistemas, por ejemplo, el sistema de ventas proveerá todo el detalle de la factura y del sistema de inventario se obtiene las descripciones de lo que ampara la factura. Los datos del cliente los provee la base de datos donde se almacenen los datos correspondientes al cliente –Este pudiera ser el sistema de ventas o algún otro-. Los datos generales de quien expide la factura, generalmente se almacenan en una tabla de configuración de la aplicación.

Los datos generales de quien expide la factura son: Razón Social, Registro Federal de Causantes, Domicilio fiscal y otros datos de contacto tales como Teléfonos, correo electrónico y página web.

Proceso de ventas

Hasta el momento hemos visto de manera general los procesos de compras e inventarios, en esta ocasión veremos el proceso de ventas desde la perspectiva de la base de datos, pero para ello expliquemos que sucede cuando vamos al supermercado.

Al llegar al supermercado elijes los productos que necesitas -y en algunas ocasiones hasta los que no- , ya que consigues todo lo que vas a llevar te diriges a la caja registradora donde te atenderá el cajero, tomara la mercancía y la registrara; si dicho supermercado expide algún tipo de tarjeta de lealtad también te la solicitara y la marcara. Posteriormente te mencionara el monto total de tu compra y tú pagaras en efectivo o con tarjeta. Al finaliza todos estos pasos la mercancía ya es tuya.

¿Qué te imaginas que paso con todos los datos generados en el proceso de venta anteriormente descrito? A pesar de que en la descripción es corta se consulta y genera gran cantidad de datos. Así que veamos que sucede con la base de datos durante este breve tiempo.

1. Cuando llegas a que te atienda el cajera, sin que te des cuenta ya se te genera un número de nota donde se registran datos como la fecha de compra, la sucursal donde compras, la cajera que te atiende y otros datos generales.
   
2. Cuando te preguntan si tienes tarjeta de cliente, la registran si es que la proporcionaste y ahí agregan datos tuyos a la nota, tales como tu número de cliente entre otros. Esto también se registra en la base de datos.
   
3. Cada articulo que pasa por el scanner va generando un nuevo registro que se carga a la nota, y a su vez verifica en el inventario que dicho articulo existe, y si es así se procede a restarlo del inventario.
   
4. Si pagas en efectivo se cierra la nota y se confirman todos los movimientos descritos anteriormente, pero si pagas con tarjeta, se consulta en la base de datos del banco que expidió tu tarjeta y verifica que tengas el disponible necesario para efectuar la transacción. De ser aprobada se confirma la venta, en caso contrario se te requiere otra forma de pago pudiendo llegar a la cancelación de la nota. Para esto se necesita que algún supervisor valide la cancelación, por lo que se consulta nuevamente a la base de datos y se registra dicha cancelación revirtiendo de esta manera los movimientos que afectaron previamente al inventario.
   

Cada nota se puede dividir en dos aspectos, uno general que corresponde a datos globales de la nota y un detallado donde se registran los artículos que adquieres tal cual se muestra en la imagen.

Cuando vayas al supermercado pon atención a la información que se muestra en los sistemas de punta de venta, para que identifiques que datos son los que se manejan, ya que todos ellos invariablemente serán almacenados y consultados en la base de datos.

El Sistema de Compras

Un elemento vital para las empresas es el de contar con un sistema de compras, y no me refiero a una aplicación en sí, sino a la definición de todo el proceso. Un sistema se define como un «conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto» (Real Academia Española). Con esta definición, podemos decir que un sistema de compras en un conjunto de actividades que funcionando de una manera coordinada que permiten realizar la mejor compra posible.

Toda empresa cuenta con su propio sistema de compras, el cual es establecido de acuerdo a los intereses y giro del negocio; la organización busca administrar de manera eficiente este proceso con la intención de reducir los costos, cubrir sus necesidades y con ello satisfacer al cliente. Pero de manera general se puede decir que todo sistema de compras debe cumplir con doce fases básicas para operar (Compras e Inventarios, 1995):

Fase	Descripción
Análisis de la demanda esperada.	Se estima que productos y en que cantidad el cliente podría adquiríos en el futuro.
Traducir la demanda en requerimientos.	Se evalúa la demanda y se determina lo que se requiere para satisfacer dicha demanda.
Analizar el stock disponible en la empresa.	Se analiza el stock existente y se resta al requerimiento para determinar la cantidad a comprar.
Elaborar un plan de compras.	Se elabora una estrategia de compra y se determina que comprar, cuanto comprar y cuando comprar.
Investigación de Proveedores.	Dependiendo de los productos a adquirir, se buscan proveedores que puedan surtir dicha mercancía.
Selección de mercancías.	Se selecciona los artículos que se tiene intención de adquirir.
Evaluación de cambios o nuevos productos.	Se analiza si se elimina alguno producto del catalogo o si se agregan nuevos productos.
Realizar acuerdos con los proveedores	Se negocia con los proveedores los costos y volúmenes de compras, los tipos de descuentos, y las condiciones en las que se debe celebrar el intercambio comercial.
Colocación de órdenes de compra.	Se realiza la orden de compra a los proveedores seleccionados.
Seguimiento a los pedidos.	Se lleva un monitoreo de los pedidos, buscando asegurar que se cumplan los acuerdos.
Recepción y validación de la mercancía recibida.	Se recibe la mercancía por parte del proveedor y se confirma que el pedido llegue de acuerdo a lo solicitado.
Resguardo de la mercancía en almacén o sucursal.	Se le da entrada a la mercancía recibida y se coloca en el almacén o sucursal.

 

Cada una de estas fases implica una serie de complejidades que deben estar bajo supervisión constante. Y es precisamente aquí donde las bases de datos juegan un rol principal en el almacenamiento de los datos en cada una de las etapas anteriormente mencionadas, ya que proveen datos que serán transformados en información para la toma de decisiones.

La siguiente imagen resume lo anteriormente descrito:

Fuente imagen: http://www.monografias.com/trabajos61/gestion-compras-manejo-inventarios/gestion-compras-manejo-inventarios3.shtml

 

Ahora te describiré de manera general la interacción existente entre cada una de las fases y la base de datos.

Todo inicia con la obtención de los datos históricos de venta –Si es que se tienen- y con dichos datos se procede a procesarlos con una serie de algoritmos que permitirán determinar de cierta manera como se comportarán las ventas en el futuro –Pronóstico- con lo que se podrá determinar con exactitud que requerimos para cubrir la demanda, ya sea en productos terminados o materias primas, dependiendo del giro del negocio. Ya que se tiene claro lo que se requiere, se obtiene de la base de datos la existencia en almacén, se compara y se determina lo que realmente se requiere comprar.

En el plan de compras se evalúa el pronóstico de ventas y se determinan que, cuanto y cuando hay que comprar. Cuando se conoce el que comprar, se toma la información de los proveedores de la base de datos para determinar cual de ellos puede cubrir nuestro requerimiento.

Para realizar la orden de compra –Se captura por sistema-, se toma los datos obtenidos en la fase anterior y se le envían al proveedor, quien las recibe y después de un determinado plazo de tiempo nos entrega la mercancía; entonces se compara lo que nos entrega el proveedor con los datos que conformaron la orden de compras y verifican si existen diferencias o no con el pedido original. Una vez que se recibe la mercancía se captura en la base de datos el ingreso y con ello se aumenta el inventario también en la base de datos.

Es en este último punto en donde el proceso de compras interactúa con el proceso de inventarios, del cual hablamos la sesión pasada.

Fuentes de consulta

Compras e Inventarios. (1995). Madrid, España: Díaz de Santos S.A.

Real Academia Española. (s.f.). Diccionario de la Lengua Española. Recuperado el 27 de 07 de 2012, de http://www.rae.es: http://lema.rae.es/drae/?val=Sistema

La importancia de las bases de datos en las empresas.

Durante nuestra sesión inicial aprendimos sobre los usos que se dan a las bases de datos en distintas empresas. Aunque parezca increíble, hoy en día es imposible encontrar a una pequeña, mediana o gran empresa que no cuente con al menos una base de datos -sin importar su formato- que les apoye en algún proceso de negocio como repositorio de datos.

Como bien sabes, las bases de datos están dentro de los sistemas de información y comunicación que se emplean de manera cotidiana. Cohen y Asín (2000) afirma que las empresas han cambiado la forma de operar debido al uso efectivo de los sistemas de información, ya que les ha permitido automatizar la operación, y por si fuera poco, los sistemas de información valga la redundancia, les proporciona información más que valiosa para la toma de decisiones, lo que sin duda les provee de una ventaja competitiva.

Estoy casi seguro que Herman Hollerith no imaginaba hasta donde llevaría el procesamiento automático de la información cuando creo la máquina tabuladora.

Las bases de datos proveen de varias ventajas a las empresas, entre las más importantes se encuentran la globalización de la información, la compartición de información entre los distintos niveles de la organización (Cohen & Asín, 2000).

Por ejemplo, analicemos como funciona la base de datos en un proceso de inventarios de una determinada empresa y veremos su impacto en la organización.

Caso: Administración de inventarios
La empresa X cuenta con una bodega donde almacenan todos los artículos que manejan, así que básicamente guardan datos sobre existencias. Los datos que requieren mantener son: el código con el que identifican el artículo y su nombre, la cantidad que tienen disponible y su precio unitario, así como el proveedor que les proporciona dicho articulo.

Existen varias maneras que aumente su existencia un determinado artículo, tal cual sería el caso del ingreso de mercancía por el concepto de compras esto quiere decir que previamente se realizo una solicitud de compra. Otra manera en como puede incrementar el inventario es recibiendo un traspaso desde otra bodega. Un traspaso significa que la mercancía que se encontraba en una bodega en determinada ubicación pasa a reubicarse en una nueva bodega.

Un concepto importante dentro del traspaso de mercancía entre bodegas es el de transito de la mercancía, esto se refiere al tiempo que tarda la mercancía entre que salió de una bodega y llego a la otra bodega. Si analizas bien este concepto te percataras que en la base de datos se registra una disminución en el inventario de la bodega que envío la mercancía sin que esto signifique un aumento en el inventario de la mercancía de la bodega que la recibirá. Así que la base de datos también deberá almacenar datos referentes a la mercancía en transito enviada y por recibir. Aumentado el transito cada vez que se envía la mercancía y disminuyendo el transito cuando se recibe, lo que invariablemente repercutirá en el aumento del inventario de la bodega receptora. Una segunda forma de disminuir el inventario es cuando se vende la mercancía de una de las bodegas.

Ya una vez explicado de manera breve como se comportan los inventarios, es importante que tengas presente que de los datos almacenados por cada uno de los movimientos en la base de datos se podrán emitir reportes tales como Existencia actual y valor de inventario o un reporte sobre la rotación del inventario.

Si acaso te preguntas el qué tiene que ver el proceso de inventarios con la base de datos, déjame decirte que para toda empresa que maneje inventarios es importante registrar a detalle cada uno de los movimientos que sean efectuados con el inventario, ya que en conjunto con una aplicación de base de datos, la empresa puede administrar su inventario de una manera más eficiente.

Si te interesa conocer más a fondo sobre el tema de inventarios te invito a leer el libro Fundamentos de Administración de Inventarios de Max Muller el cual puedes encontrarlo en Google Books.

Conclusión

Las bases de datos nos permiten registrar datos sobre cualquier proceso de la empresa, tal cual vimos en nuestro ejemplo de inventarios, aunque también aplica para los procesos de contabilidad, compras, punto de ventas o producción. Y a partir de los datos registrados nos permite emitir reportes que nos servirán para tomar decisiones.

Fuentes de consulta

Cohen, D., & Asín, E. (2000). Sistemas de Información Para los Negocios: Un enfoque de toma de decisiones (3ra. ed.). México: McGraw-Hill.

Desde los inicios de la historia hasta los censos poblacionales.

Fuente imagen: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:NarmerPalette_ROM-gamma.jpg?uselang=es

A la época que existió antes de cualquier registro escrito es conocida como pre-historia, entonces podemos decir que la historia misma tiene sus inicios con la aparición de los registros escritos los cuales se cree que surgieron en el crepúsculo de la edad de bronce.

Los inicios de la escritura se dieron conforme los hombres tenían la necesidad de participar en la actividad económica o de plasmar acontecimientos importantes.

Conforme la escritura evoluciono, está se fue haciendo cada vez más compleja en cuanto a su simbología. Imagínate todo el proceso evolutivo que tuvo que pasar la escritura hasta llegar a ser lo que hoy en día conocemos.

Situémonos en la época de las cavernas donde los hombres de la edad de piedra salían a cazar en grupo. Para ellos era importante registrar cuantos salían y cuantos volvían. Cuando eran pocos los que salían a cazar de seguro no habrían tenido muchas dificultadas, pero imagínate que fueran cien o más. Podríamos decir de cierto modo que fue en estas épocas donde se realizaron los primeros censos poblacionales a pequeña escala.

Si nos vamos a fechas más recientes, los censos poblacionales incluyeron cada vez a más personas y datos, lo que claramente era más complejo, lo que sin duda representaba un mayor esfuerzo para quienes los realizaban, consultaban y analizaban.

Para estar un poco más claros la rae (Real Academia Española) define al censo como un padrón o lista de la población, y desde una perspectiva estadística, un censo es el recuento de individuos que conforman una población estadística, con la finalidad de obtener el total de individuos.

Si nos vamos a los primeros censos poblacionales modernos, te puedo asegurar que la labor fue titánica, tanto en la recolección de datos, su concentración, análisis y consulta. En Estados Unidos durante el censo de 1880 tardaron la increíble cantidad de 7 años para obtener dicha información, y no fue hasta que Herman Hollerith y su máquina tabuladora logran reducir dicho tiempo a tan solo 2 años y medio. Sin duda esto fue un gran avance en el procesamiento automático de los datos (WIKIPEDIA), así que al lugar físico donde se almacenaban los datos obtenidos la definiremos como una base de datos.

En México, es el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) es quien debe organizar y realizar los censos poblacionales y de vivienda, siempre asegurando de cumplir algunos lineamientos tales como: la comparación de la información en cuento al tiempo y el espacio; deben servir como información para que favorezca al desarrollo social y económico; y el de poder comparar la información resultante con otros países (INEGI, 2011).

¿Sabias qué tú puedes consultar algunas de las estadísticas que obtiene el INEGI durante los censos poblacionales? Te invito a visitar la página www.inegi.gob.mx para que utilices las bases de datos donde se almacena dicha información.

Como te puedes dar un vaga idea, las bases de datos juegan un rol fundamental, ya que nos dan la capacidad de almacenar grandes volúmenes de datos que están clasificados conforme las necesidades especificas, para poder consultar de una manera rápida y sencilla. No cabe duda que sin ellas nuestra vida fuera totalmente diferente.

Fuentes de consulta

INEGI. (2011). Instituto Nacional de Estadística y Geografía. Recuperado el 17 de 07 de 2012, de http://www.inegi.gob.mx: http://www.inegi.org.mx/est/contenidos/proyectos/ccpv/presentacion.aspx

Real Academia Española. (s.f.). Diccionario de la lengua española. Recuperado el 17 de 07 de 2012, de http://www.rae.es: http://lema.rae.es/drae/?val=Censo

WIKIPEDIA. (s.f.). Recuperado el 17 de 07 de 2012, de http://www.es.wikipedia.org: http://es.wikipedia.org/wiki/Historia_de_la_escritura

WIKIPEDIA. (s.f.). Recuperado el 17 de 07 de 2012, de http://www.wikipedia.org: http://es.wikipedia.org/wiki/Herman_Hollerith